Guida rapida Back-End TLP: funzioni, strumenti e potenzialità

Per accedere alla piattaforma Back-Office è sufficiente aggiungere il percorso “/admin” al termine dell’URL che porta all’homepage della propria Piattaforma TLP. Pertanto, ipotizzando che la propria piattaforma abbia come indirizzo:

https://academy.tentaclelearning.com

sarà sufficiente aggiungere “/admin” alla fine di questo indirizzo per potersi collegare alla piattaforma di Back-Office.

https://academy.tentaclelearning.com/admin

Una volta navigato verso questo indirizzo si aprirà una pagina di Login. Le credenziali di accesso sono le stesse della piattaforma Utente, ma la piattaforma Back-Office è navigabile solo dagli Utenti impostati con ruolo “Amministratore”.

È possible utilizzare la funzione “Recupera password” qualora non ci si ricordi la propria password di accesso.

Il Back-Office di Tentacle Learning Platform si naviga attraverso il menu laterale sinistro (sidebar) che permette di accedere agevolmente ad ogni sezione amministrativa del sito.

L’ordine di organizzazione delle voci del menu non è ad oggi personalizzabile, ma è possibile che alcune funzionalità siano nascoste all’interno della propria piattaforma poiché disabilitate tramite apposito bottone all’interno della sezione “Impostazioni”.

Il menu si divide in tre macro-sezioni: learning management, content production e reportistica, impostazioni e controllo.

Learning management

È il primo blocco di voci superiore, riguarda le dinamiche di catalogazione e ordinamento dei materiali formativi, nonché gli strumenti per la gestione degli utenti e dei gruppi per la distribuzione dei contenuti e gli strumenti di comunicazione nativi alla tecnologia.

Content production

È il blocco centrale, dove sono inserite le sezioni che ospitano gli editor e gli uploader di contenuti formativi nei vari formati che mette a disposizione Tentacle Learning Platform. In questa sezione è anche possibile creare “Virtual Classroom”, “Test formativi” e “Assessment”

Reportistica, impostazioni e controllo

Nel blocco inferiore è possibile accedere alle preziose aree di reportistica (“Reports”), che mettono a disposizione la sezione di Dashboard e le pagine di reportistica verticali rispetto ad ogni asset messo a disposizione dalla tecnologia, impostazioni (“Impostazioni”, “Immagini default”, “Traduzioni”) e controllo (“Log”).

In fondo alla sidebar, infine, sarà riportato il vostro “Nome Utente” che, se cliccato, permetterà di accedere alla sezione di “Modifica Profilo” ed effettuare il Logout dalla piattaforma Back-Office.

Si definiscono ”Utenti” tutte le persone che fanno parte della popolazione digitale di una piattaforma, mentre con “Gruppi” intendiamo lo strumento di raggruppamento che permette di attribuire a determinati Utenti dei privilegi di accesso a contenuti a scelta, presenti all’interno della piattaforma.

Es. in una piattaforma in cui tre utenti sono così distribuiti all’interno di due gruppi:

• “Mario Rossi”, “Francesco Neri” > “Gruppo A”
• “Marco Bianchi” > “Gruppo B”

Mario Rossi e Francesco Neri avranno gli accessi soltanto a “Corsi” e altri asset (“Virtual classroom”, “Badge”, “Classifiche”, …) associati al Gruppo A, mentre Marco Bianchi solo a quelli associati al Gruppo B.

Questo sistema di organizzazione, insomma, permette di dare accessi privilegiati a cluster di utenti selezionati.

Con la stessa logica, grazie ai “Gruppi”, è possibile creare ecosistemi anche molto complessi di accesso ai contenuti della piattaforma. La combinazione di “Gruppi” tra loro, infatti, avviene in una logica “et-et“ per cui i privilegi di un gruppo vengono aggiunti ai privilegi di un secondo, terzo, … gruppo.

Di fatto, le opzioni di concatenazione sono dunque infinite.

Utenti inseriti all’interno di più “Gruppi” avranno quindi diverse logiche di calcolo di permessi che sanciranno i contenuti che dovranno essere mostrati loro.

Le principali componenti che contribuiscono alla creazione di un’esperienza formativa personalizzata su TLP sono Categorie, Learning Path, Corsi, Livelli e Contenuti. Ogni elemento ha un ruolo preciso e offre infinite possibilità di combinazione per soddisfare le esigenze formative specifiche di ogni organizzazione.

Le possibilità di combinare questi elementi sono pressoché infinite e offrono incredibili possibilità di vivere e leggere lo strumento, come cerca di spiegare lo schema sotto riportato.

Categorie

Le “Categorie” svolgono il ruolo di macro-contenitori all’interno dei quali è possibile inserire sia Corsi che Learning Path. Questa organizzazione fornisce una visione di alto livello e permette agli utenti di navigare facilmente tra specifiche aree di interesse.

La loro importanza strategica li porta ad avere un bottone dedicato all’interno del menu principale della piattaforma, per permettere agli utenti di accedere facilmente a tutte le categorie messe loro a disposizione. Ogni categoria, inoltre, ha uno stream dedicato all’interno dell’homepage dove mostrano i Corsi e i Learning Path che lo compongono.

Learning Path

I “Learning Path” rappresentano veri e propri percorsi formativi permettendo di costruire collegamenti tra Corsi, Contenuti e Virtual Classroom in un’ottica di propedeuticità unica, creando ordini di visualizzazione predefiniti e dinamiche di sequenzialità (accesso ai contenuti successivi permesso solo al completamento dei precedenti).

Questo approccio consente agli utenti di seguire un filo logico di apprendimento, studiato per garantire il massimo dell’efficacia alla formazione.

Anche i Learning Path hanno un bottone dedicato nel menu superiore della piattaforma e vengono riportati all’interno degli stream categoria dell’homepage.

Corsi

I “Corsi” costituiscono la base dell’esperienza di apprendimento e contengono al loro interno “Livelli” e “Puntate”, a loro volta costituite dai “Contenuti”. I “Corsi” forniscono una struttura organizzata per presentare informazioni specifiche e permettono agli utenti di completare moduli di apprendimento definiti.

Livelli

Associabili alle “Puntate”, costituiscono un elemento di schematizzazione ulteriore che permette di navigare all’interno di un “Corso” attraverso liste di “Puntate”. Ogni corso può averne quanti ne si vuole e appariranno come un comodo menu a tendina all’interno della “modale Corso” oppure come blocchi all’interno della sidebar nella pagina di visualizzazione dei “Contenuti”.

Puntate

Il mattoncino più piccolo nello schema della content creation di TLP. Sono gli elementi a cui si associano i “Contenuti” nei vari formati disponibili: visual storytelling, video, podcast, test, virtual classroom.

I contenuti interni ad un “Corso” possono essere erogati in vari formati audio-visivi selezionabili dagli utenti:

• visual storytelling: un formato realizzabile attraverso un editor di testo nativo, in grado di combinare testo, immagini, video e dinamiche di gamification per generare una narrazione verticale in stile social;
• podcast: il formato per chi vuole imparare con gli occhi lontani dallo schermo, sfruttando la forza dell’audio;
• video: il formato principe, caratterizzato da un player wide-screen e la possibilità di rendere il video interagibile con logiche di gamification.
• test: contenuti dedicati all’autovalutazione delle competenze, attraverso la somministrazione di domande a scelta multipla o aperte;
• scorm: la tecnologia TLP è abilitata a ospitare agilmente contenuti in formato SCORM (versione “1.2” oppure “2004”) per l’integrazione di contenuti terzi all’interno della propria piattaforma.

Nell’ottica di integrare dinamiche di marketplace all’interno di Tentacle Learning Platform, è possibile gestire la vendita di corsi attraverso la funzione di e-commerce integrata nella piattaforma Back-Office, che comprende le impostazioni di pagamento e la gestione degli ordini.

All’interno di TLP sono numerose le meccaniche di gamification native, introdotte per incentivare l’apprendimento e rendere più coinvolgente e duraturo l’impegno dei discenti all’interno della piattaforma.

Attraverso un sistema di punti e classifiche, è possibile predisporre varie sfide all’interno dei contenuti della piattaforma che premieranno gli utenti più attenti e attivi, con la possibilità di erogare anche badge e certificati celebrativi di determinati traguardi formativi raggiunti.

Per garantire un apprendimento solido e progressivo, è possibile inserire domande e test di checkpoint lungo il percorso formativo degli utenti. Queste verifiche intermedie consentono di consolidare le competenze acquisite e prepararsi per la sfida successiva.

Sono presenti varie funzionalità per farlo:

• Domande contenuti: le domande che si inseriscono all’interno di un contenuto in visual storytelling;
• Test: insieme di domande che possono costituire a sé stanti una puntata di un “Corso” (utile, ad esempio per costruire test di verifica delle competenze o test finali);
• Learning check: impostabili all’interno del formato video, permette di creare domande di checkpoint che bloccano la visualizzazione e costringono l’utente a rispondere correttamente per poter andare avanti.

All’interno della propria sezione “Il mio profilo”, l’utente può visionare analytics rispetto alla sua esperienza in piattaforma, oltre a una bacheca per badge e assessment ottenuti e la posizione nelle classifiche a cui partecipa.

Parola chiave: monitoraggio. All’interno di Tentacle Learning Platform sono numerosi le pagine di reportistica dedicate a fornire statistiche dettagliate sulla fruizione dei contenuti da parte degli utenti (ad es. numero di contenuti visionati, tempo medio di fruizione, tempo di completamento, punteggio ottenuto…) da ogni punto di vista possibile.

La tecnologia si distingue per l’analisi avanzata che è in grado di offrire e fornisce una visione dettagliata e personalizzata dell’andamento della propria piattaforma attraverso la messa a disposizione di una Dashboard e oltre trenta pagine di Report verticali che restituiscono istantanee su tutti gli asset e i servizi presenti in piattaforma.

I dati sono presentati in modo chiaro e conciso, con la possibilità di visualizzare dati aggregati o informazioni individuali per un controllo completo delle performance.

Anche i discenti potranno conoscere i loro progressi: quanti corsi hanno completato, gli episodi visionati, i punteggi guadagnati, i badge ottenuti e la loro posizione in classifica saranno parametri sempre reperibili all’interno della propria area personale, aggiornati periodicamente.

Attraverso le sezioni di impostazione e personalizzazone del Back-Office di TLP è possibile controllare tutti gli aspetti operativi e visivi della piattaforma. Dalle informazioni generali, come testi, aspetto del footer, disclaimer, alla gestione dei dettagli tecnici, come la gestione dei colori, le soglie di avanzamento, fino alla personalizzazione delle immagini, delle etichette/label e l’attivazione/disattivazione delle varie funzionalità della piattaforma.